13.03.2012

BITBURGER BRAUGRUPPE GmbH führt webbasiertes Vertragsmanagement von nextevolution ein

Mit nextPCM Contract Management erstellen und verwalten die Vertragsverantwortlichen der Bitburger Braugruppe im SAP-Portal sämtliche Verträge.

Die elektronische Vertragsmanagement-Lösung von nextevolution nimmt alle vom Konzern mit seinen Lieferanten abgeschlossenen Verträge auf und erinnert automatisch an Fristen. Für Genehmigungs- und Freigabeworkflows aller vertragsrelevanten Sachverhalte wird ab Frühjahr 2012 der nextPCM Process Builder eingeführt. Damit können Vertragsentwürfe und Genehmigungen per automatisiertem Workflow zwischen den Beteiligten im Unternehmen versendet werden.

Rund 2.000 Verträge führt das Unternehmen insgesamt, von denen 1.000 Stück drei Monate nach Einführung von nextPCM Contract Management bereits im System waren. Die Abteilungen scannten ihre Verträge dafür selbst ein; die gescannten Dokumente liegen nun als PDF revisionssicher im Archiv; aus der SAP-Maske lassen sie sich per Mausklick auf den Bildschirm holen. Das Vertragsmanagement im jeweiligen SAP-Modul enthält die Vertragseckdaten und schickt rechtzeitig vor Ablauf automatisch eine E-Mail an den Vertragsverantwortlichen. „Wir haben unsere Vertragslandschaft im Zuge der Einführung des Systems zugleich auch übersichtlicher gestaltet“, sagt Reinhard Marutschke, im Einkauf der Bitburger Braugruppe unter anderem zuständig für die IT-bezogenen Beschaffungen, „während es früher 25 Vertragsarten waren, haben wir diese Struktur optimiert und die Vertragsarten auf heute zehn reduziert.“ Auch die vormals inhomogenen Kündigungszeiten der verschiedenen Verträge hat Bitburger im Zuge der Umgestaltung vereinheitlicht.

Bei Bitburger sind alle wichtigen SAP-Module im Einsatz; der Einkauf arbeitet mit MM, die Personalabteilung mit HCM, die Finanzbuchhaltung mit FI usw. In alle Module ist nextPCM Contract Management integriert, denn Verträge fallen überall an. Das System läuft Intranet-basiert im SAP-Anwendungsportal, Zugriff darauf haben alle SAP-User an allen fünf Unternehmensstandorten - Bitburg, Duisburg, Lich, Bad Köstritz und Wernesgrün -die mit Verträgen zu tun haben. Sie nutzen dabei den Standard-Business Content der Lösung und richten neue Vertragsarten über Customizing ein.

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